Nemrégiben indított sorozatunkban magyar CIO-k kérdeznek egymástól. A központi téma: kinek mi volt a legnagyobb kihívás a koronavírus okozta helyzetben, és azt hogyan, milyen eszközökkel, módszerekkel sikerült kezelni. Ábrahám Péter, a Bonafarm Csoport IT- és beszerzési igazgatója Gál Istvánnak, a MAVIR működésfejlesztési vezérigazgató-helyettesének véleményére volt kíváncsi.
Milyen sürgős digitalizációs lépéseket kellett tenni annak érdekében, hogy a járványhelyzet ne okozzon fennakadásokat a közműszolgáltatásokban? Milyen speciális helyzetekkel szembesült a MAVIR IT-szervezete?
A MAVIR-nak, mint a hazai energiapiac stratégiai fontosságú vállalatának az elsődleges megoldandó feladat nem a digitalizáció volt, hanem az, hogy az ország áramellátásában központi szerepet játszó diszpécserszolgálat, valamint a piacműködést biztosító kollégák a lehető legbiztonságosabban tudják ellátni feladatukat. Ezért őket mi magunk helyeztük bennlakásos karanténba, ahol először egy-, majd kéthetes váltásokban adtak szolgálatot. Ezt a munkarendet egészen június 30-ig fenntartottuk, hogy maximálisan garantálhassuk a szolgáltatásbiztonságot.
Ehhez persze komoly feladatokat kellett nagyon gyorsan megoldanunk. Például mindössze egy hétvége alatt munkatársaim a szimulátortermünkből kialakítottak egy második vezérlőt. Emellett egy külső helyszínen is kialakítottunk 25 olyan munkahelyet, ahol az otthon nem végezhető feladatokat tudták ellátni kollégáink.
A második lépés azonban már a MAVIR-nál is a folyamatos – és gyors – digitalizáció volt. Szintén egy hétvége alatt vezettük be 800 kliensre a Microsoft Teamset, és mind a 460 dolgozónkat átállítottuk otthoni munkavégzésre. Ebben némileg szerencsénk is volt, ugyanis tavaly novemberben kezdtük meg az új home office-szabályzatunk pilot időszakát, így már bejáratott munkafolyamataink és eszközeink voltak a váltás gyors lebonyolítására. Bővítettük a VPN-kapcsolataink sávszélességét, úgyhogy a 460 belső munkatárs és a 80 külső támogató zavartalanul biztosíthatta a cég folyamatos működésének fenntartását.
A biztonsági intézkedések a menedzsmentet is érintették, ezért bevezettük a digitális aláírást az összes cégjegyző vezetőre. Ezzel is csökkentettük a papírmunkát, de azza is, hogy a partnerekkel gyorsított ütemben áttértünk az elektronikus számlázásra mind a bejövő, mind a kimenő oldalon.
Ezek főleg technikai intézkedések voltak, de legalább ennyire fontos volt a HR és a Kommunikációs osztály szerepe: velük közösen készítettünk egy iránymutatást, hogy az otthoni munkavégzésnél milyen munkaszervezés ajánlott. A cél az volt, hogy a munkatársainknak támpontot adjunk például ahhoz, hogyan őrizzék meg a munkaidő és szabadidő közötti határokat elkerülendő az idő előtti kiégést.
Gál István
Most már a visszatérés folyamatában vagyunk. Ebben is a fokozatosságot követjük: egyelőre csak 50-60 fő tartózkodhat benn az irodában, ők is heti maximum két napot. De ez nem probléma, hiszen az elmúlt időszakban bebizonyosodott: lehet a munkát otthonról is végezni.
Azt gondolom, hogy egy teljesen új világ kezdődik az irodai munkában. Már a vezetők számára sem az a kérdés, hogy dolgoznak-e otthon az emberek, hanem az, hogy miként lehet még hatékonyabban szervezni a munkát az új technológiák és adottságok mentén.
